Administratieve vacatures bouw


1 vacature gevonden

Project Support Officer/Document Controller bij Ventolines in Emmeloord/Almere

Emmeloord - YER

Bij Ventolines is er wegens groei behoefte aan een Project Support Officer/Document Controller die projecten van het begin af aan ondersteunt. Elke nieuwe fase dat het project in gaat wordt het werk intensiever: via contractering en financiering naar bouw en uiteindelijk schaalt het sterk af naar de beheersfase. Tijdens de intensieve contractering- en bouwfases ben je tevens de rechterhand van de Project Director Delivery i.s.m. de Project Controls Manager en support je het multidisciplinaire team waarbij de voertaal Engels is. Op dit moment werkt Ventolines hard aan Windpark Fryslân, een van de grootste bouwprojecten van ons land de komende jaren. In deze functie ben je primair verantwoordelijk voor het ontvangen, ordenen en verspreiden van documentatie die gegenereerd wordt door het projectteam, contractors en leveranciers. Je bent een zichtbare spin in ’t web en biedt kwalitatief hoogstaande ondersteuning. Je coördineert en organiseert document reviews, richt datarooms in en zet ze klaar voor bijvoorbeeld tenders, de uitvraag van PPA’s of Due Dilligence trajecten rondom financieringstrajecten. Tijdens de uitvoeringsfase van projecten beheer je de inkomende en uitgaande documentenstroom zoals bijv. “method statements” en “As built files” op aanwijzing van de Project Controls Manager. Je verricht reguliere werkzaamheden met betrekking tot document control, zoals het aanmaken van transmittal sheets voor uitgaande projectdocumenten, registratie van in- en uitgaande documenten en uploaden/downloaden van projectdocumenten. Je bent dusdanig flexibel dat de verschillende projectonderdelen waaraan je tegelijkertijd werkt allemaal op rolletjes lopen. Je ondersteunt de Project Director Delivery met agendabeheer waarbij je vergaderingen en bijeenkomsten voor het projectteam voorbereidt, plant en notuleert inclusief het najagen van acties. Werkzaamheden: Managen en beheren van informatiestromen met betrekking tot projecten en Ventolines breed Zorgdragen voor beheer, registratie en up-to-date houden van documenten en informatie in een Document Management Systeem Zorgdragen voor uitwisseling van documenten en informatie tussen en met marktpartijen en overheden in het kader van tenders, audits e.d. Faciliteren van het onder controle houden van de projecten mailbox waarop alle formele communicatie van de grote projecten binnenkomt Coördineren/organiseren van document reviews inclusief terugkoppeling Datarooms inrichten en klaarzetten voor tenders t.b.v. PPA’s, Financial Closes Eerste aanspreekpunt voor alle Document Management vragen, zowel in- als extern Knelpunten signaleren en verbetervoorstellen doen Inrichten en beheren van projectarchief (digitaal en fysiek) en de beeldbank Coördinator van het (tijdig) opstellen van rapportages t.b.v. externe partijen Assisteren bij het opstellen van offertes, zowel in- als verkoop Meedenken over het inrichten van het DMS-systeem (DigiOffice) Inplannen, coördineren en soms complex notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten Opstellen van vergaderstukken (zoals agenda, actie- en besluitenlijsten en presentaties) en het najagen van acties

15 Augustus 2017 - lees meer ...

Filteren